Lösungen

Wir begleiten Ihre Digitalisierung

Den Weg in die digitale Zukunft erfolgreich zu gestalten, hängt für Behörden und Unternehmen von der Analyse und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse ab. Die ifib consult GmbH ist ein erfahrener Partner, der über die letzten zwanzig Jahre in zahlreichen Projekten Institutionen bei der Prozessmodernisierung beraten durfte. Wir möchten Ihnen hier die Möglichkeit geben, mehr über die GPO, Vorgehensweisen und Methoden sowie unsere Expertise in diesem Bereich zu erfahren.

Wie profitieren Sie von GPO?
Die Vorteile von GPO liegen auf vielen Ebenen. Unmittelbar profitieren Behörden und Unternehmen von…

• höherer Prozesseffizienz
• gesteigerte Prozesseffektivität
• verbesserter Service am Kunden
• Optimierung der internen Kommunikationsflüsse
• Schaffung von Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten
• Mögliche Einsparung finanzieller, zeitlicher und personeller Ressourcen mit der Möglichkeit der anschließenden Umwidmung, bspw. für strategische Projekte

Mittelbar liegt der Beitrag von GPO darin, dass sich innerhalb der Organisation eine Prozesskultur einstellt - d.h. Mitarbeitende werden für Prozessdenken sensibilisiert und gestalten ihre Arbeitsweisen danach. GPO ist in diesem Sinne Hilfe zur Selbsthilfe: Organisationen lernen ihre Geschäftsprozesse eigenständig den sich wandelnden Umweltbedingungen anzupassen und sind dadurch widerstandfähig gegenüber den zunehmenden Herausforderungen in der digitalen Zukunft.

Welche Methoden und Werkzeuge nutzen wir?
Aufgrund unserer Kompetenzen können wir je nach Kund*innen- und Projektanforderungen insbesondere folgende Methoden und Werkzeuge einsetzen:

• Prozessmodellierung nach BPMN in Viflow
• Agiles Projektmanagement nach SCRUM
• Konzeption und Durchführung von Design Thinking Workshop
• Nutzer*inzentriertes, personabasiertes Design
• IT-Service Management nach ITIL
• Durchführung und Auswertung von Fokusgruppen- und Exert*inneninterviews
• …und vieles mehr!

Wie läuft die GPO ab?
Bei der Geschäftsprozessoptimierung gehen wir in mehreren Schritten vor:

1. Identifizierung von Geschäftsprozessen in der Organisation und deren Visualisierung mit Hilfe einer Prozesslandkarte sowie Kategorisierung in Prozessarten wie bspw. Kernprozesse, unterstützende Prozesse und Führungsprozesse. Auf dieser Grundlage wird die Zielsetzung gemeinsam mit den Projektpartner*Innen konkretisiert und der Fokus des Projektes auf einzelne Prozesse bzw. Prozessarten gelegt.
2. Erhebung des Geschäftsprozesses in seiner aktuellen Durchführung (Ist-Prozess). Zu detailliertem Prozesswissen gelangen wird durch Dokumentenanalysen, teilnehmende Beobachtungen, Expert*Inneninterviews in Fokusgruppen, Workshops und Gruppendiskussionen mit allen Prozessbeteiligten. In den Workshops greifen wird dazu auf erprobte Kreativmethoden zur Moderation von großen Gruppen zurück.
3. Beschreibung und Visualisierung des Ist-Prozesses in ViFlow und nach BPMN Standard mit vollständiger Dokumentation von Informationsflüssen, Schnittstellen, IT-Systemen, Stakeholdern, sowie wichtigen Kennzahlen.
4. Identifizierung von Verbesserungspotenzialen und möglicher Schwachstellen unter Einbezug von möglichen zukünftigen Szenarien (z.B. Anstieg des Arbeitsaufkommens, Gesetzesnovellen, Personalwandel, etc..) auf Grundlage der Dokumentation des Ist-Prozesses.
5. Konzipierung und Visualisierung eines Soll-Prozesses unter Partizipation der Mitarbeiter*Innen. Hierbei wird auf kreative, innovative, partizipative Methodiken zurückgegriffen, um die Akzeptanz des erarbeiteten Prozesses zu erhöhen.
6. Detaillierte Beschreibung des anvisierten Soll-Prozesses, sinnvoller Kennzahlen und Aufgabenbereiche der Mitarbeiter*innen mithilfe eines für alle zugänglichen Prozesshandbuches.
7. Einführung des Soll-Prozesses und kontinuierliche Evaluation und Verbesserung des Prozesses – inkl. Prozessbegleitung und kontinuierlicher Weiterentwicklung des Prozesshandbuchs.
8. Übergabe des Prozesses an die jeweiligen Prozessverantwortlichen der öffentlichen Organisation und Befähigung dieser zur selbstständigen Weiterentwicklung und Pflege der Arbeitsprozesse.

Wie konnten wir bisher helfen?
Wir können auf langjährige Erfahrung bei der Unterstützung von Optimierungsprozessen zurückblicken. Beispiele für unsere Arbeit sind die Verringerung von Bearbeitungszeiten im Antragswesen, Einführung der elektronischen Akte (eAkte), Prozessumstellungen aufgrund neuer Fachverfahren nach IT Service Management Standards (z.B. ITIL) und die Erarbeitung von umfassenden Prozesshandbüchern, welche für Prozessverbesserungen, aber auch zur schnellen Einarbeitung neuer Mitarbeiter*Innen genutzt werden können.

Organisationsentwicklung und GPO
Viele unserer GPO-Projekte stehen in Zusammenhang umfangreicherer Organisationsuntersuchungen, die auf eine allgemeine Aufgabenkritik abzielen. Das Ziel einer Aufgabenkritik ist die Katalogisierung sämtlicher organisationsspezifischer Aufgaben. Zudem unterstützen wir Behörden und Unternehmen bei der Beantwortung der Frage, ob diese Aufgaben erweitert, effizienter gestaltet oder ausgelagert werden können. Dadurch ergeben sich wertvolle Querbezüge zwischen Organisationsuntersuchungen im Sinne der Aufgabenkritik und GPO, da wir durch die Optimierung von Geschäftsprozessen Lösungsansätze für eine effizientere Ausgestaltung organisationsspezifischer Aufgaben erarbeiten.

Wir sind Modernisierungspartner
Gestützt auf etablierte Vorgehensweisen und langjährige Erfahrung bieten wir Ihnen professionelle Beratung bei der Digitalisierung Ihrer Behörde oder Ihres Unternehmens. Setzen Sie auf unsere Erfahrung und finden Sie in uns Ihren Modernisierungspartner.
Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns mit Ihnen ins Gespräch zu kommen.
Ansprechpartner:
Dr. Mauricio Reichenbachs
Tel.: 0421 218 56585
Mobil: 0175 3247195
E-Mail: mreichenbachs@ifib-consult.de

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